Wie läuft ein KI-Pilotprojekt ab?

01Woche 1: Use Case zuschneiden, Daten klären, Erfolgskriterien festlegen

Der Pilot beginnt nicht mit Code, sondern mit einem scharfen Schnitt. In der ersten Woche legen wir gemeinsam fest, was die Lösung am Ende können muss – und was bewusst draußen bleibt.

• Use Case abgrenzen: ein einzelner Anwendungsfall, klar beschrieben – etwa „Eingangsrechnungen auslesen und strukturiert ans ERP übergeben“. Alles Weitere wird notiert, aber nicht mitgebaut.
• Datenquellen festlegen: welche Systeme, Dokumente und Schnittstellen die Lösung braucht, wer die Zugänge bereitstellt und welche Beispieldaten für Entwicklung und Test dienen.
• Erfolgskriterien vereinbaren: Woran die Abnahme am Ende gemessen wird, steht schriftlich fest, bevor die erste Zeile Code entsteht. Das schützt beide Seiten vor Diskussionen in Woche 6.

02Woche 2 bis 6: Bauen, in Ihre Systeme integrieren, EU-Hosting aufsetzen

Die längste Phase ist die Entwicklung. Sie läuft nicht im stillen Kämmerlein: Sie sehen Zwischenstände an eigenen Daten und können nachsteuern, bevor etwas in die falsche Richtung läuft.

• Entwicklung: Die Lösung entsteht entlang der in Woche 1 vereinbarten Kriterien – nicht als Prototyp, sondern als Software, die für den Produktivbetrieb gedacht ist.
• Integration: Die Anbindung an Ihre Systeme (ERP, DMS, CRM oder Fachanwendung) gehört zum Piloten. Eine KI-Lösung ohne Anschluss an den echten Arbeitsablauf bleibt ein Spielzeug.
• EU-Hosting: Parallel wird das Hosting in der EU aufgesetzt, DSGVO-konform mit Datenminimierung und Berechtigungssteuerung – von Anfang an, nicht als Nachrüstung.

03Woche 6 bis 8: Test an echten Daten, Abnahme, Code-Übergabe

Zum Abschluss wird gegen die Kriterien aus Woche 1 geprüft – an echten Daten aus Ihrem Alltag, nicht an ausgesuchten Beispielen.

• Abnahme an echten Daten: Ihre Mitarbeiter prüfen die Lösung an realen Fällen. Gemessen wird gegen die vorab vereinbarten Erfolgskriterien.
• Code-Übergabe: Ihr Team bekommt den vollständigen Quellcode – das gehört zum Festpreis. Sie bleiben unabhängig und jederzeit wechselfähig.
• AI-Act-Check: Für den umgesetzten Use Case liefern wir einen Konformitäts-Check mit. Für typische Mittelstands-Anwendungen ist der Aufwand überschaubar.
• Sechs oder acht Wochen? Stehen Daten und Schnittstellen ab Woche 1 bereit, ist der Produktivgang um Woche 6 realistisch. Tiefere Integration oder verstreute Datenquellen verschieben ihn Richtung Woche 8 – das zeigt sich schon beim Zuschnitt, nicht erst am Ende.

04Was Sie als Kunde beitragen müssen

Ein Pilot in sechs Wochen funktioniert nur, wenn beide Seiten liefern. Ihr Beitrag konzentriert sich auf den Anfang und das Ende:

• Ein fester Ansprechpartner: eine Person, die Fragen bündelt und Entscheidungen zum Use Case treffen kann. Das hält die Abstimmung kurz.
• Datenzugänge in Woche 1: Beispieldokumente, Testdaten, Schnittstellen-Zugänge. Verzögerte Zugänge sind der typische Grund, warum ein Pilot acht statt sechs Wochen braucht.
• Testnutzer für die Abnahme: Mitarbeiter aus dem Fachbereich, die die Lösung in Woche 6 bis 8 an echten Fällen prüfen – sie merken am schnellsten, ob das Ergebnis im Alltag trägt.
• IT für die Übergabe: jemand, der Quellcode und Hosting-Setup entgegennimmt, damit das Wissen im Haus ankommt und nicht beim Dienstleister bleibt.

05Woran Sie ein gutes Pilotprojekt erkennen

Nicht jeder „Pilot“ verdient den Namen. Vier Merkmale trennen ein belastbares Projekt von einer verlängerten Demo:

• Abnahmekriterien vor Beginn: schriftlich, messbar, an echten Daten prüfbar. Ein Pilot ohne vorab vereinbarte Kriterien ist eine Demo mit offenem Ende.
• Produktivbetrieb statt Prototyp: Das Ergebnis läuft am Ende in Ihren Systemen und wird von Ihrem Team genutzt – nicht auf dem Laptop des Anbieters.
• Fester Preis für festen Umfang: Bei appDev ab 39.000 €, abhängig von Datenlage und Integrationstiefe. Änderungen am Umfang werden als separater Schritt festgehalten, der vereinbarte Festpreis bleibt stabil.
• Klarer Anschluss: Was nach dem Piloten kommt, ist benannt – bei appDev ein optionaler Betrieb ab 1.900 €/Monat mit Weiterentwicklung und KPI-Tracking, als getrennter Baustein. Sie entscheiden nach dem Piloten, nicht vorher.