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KI in Legacy-Systeme und SAP integrieren: So geht es ohne Neubau
Bestandssysteme und SAP sind kein Hindernis für KI: Die KI wird als eigener Baustein neben dem System betrieben und über Schnittstellen oder Datenbank-Anbindung verbunden – das Kernsystem bleibt unverändert. Bewährt hat sich das Muster: lesend starten, Vorschläge erzeugen, kontrolliert und mit menschlicher Freigabe zurückschreiben.
Warum Ihr Bestandssystem kein Hindernis ist
Die verbreitete Sorge lautet: „Unser System ist zu alt für KI.“ In der Praxis ist das selten das Problem. Die KI wird nicht in das Bestandssystem eingebaut, sondern als eigener Dienst daneben betrieben: Sie liest Daten über Schnittstellen, verarbeitet sie außerhalb und gibt Ergebnisse kontrolliert zurück. Das Kernsystem bleibt unverändert – Updates, Wartungsverträge und Release-Fähigkeit bleiben unberührt.
Typische Integrationsmuster
- Lesen über Schnittstelle: Daten kommen per API, Datenbank-Anbindung oder regelmäßigem Export aus dem Bestandssystem. Für viele Use Cases reicht lesender Zugriff bereits aus.
- Verarbeitung außerhalb: Die KI läuft als eigener Dienst – EU-gehostet oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur – und extrahiert, prüft, fasst zusammen oder schlägt vor.
- Kontrollierte Rückschreibung: Ergebnisse gehen als Entwurf oder Vorerfassung zurück ins System, nicht als Direktbuchung.
- Freigabe durch Menschen: Ein Mitarbeiter prüft und gibt frei. Erst wenn die Qualität über längere Zeit stimmt, wird schrittweise mehr automatisiert.
- RPA als letzte Option: Existiert gar keine Schnittstelle, kann ein Software-Roboter die Oberfläche bedienen. Das funktioniert, ist aber wartungsanfällig – eher Übergangslösung als Zielbild.
Was mit SAP und ERP konkret geht
SAP und die meisten ERP-Systeme bringen dokumentierte Schnittstellen mit (bei SAP unter anderem OData-Services, BAPIs und IDocs). Darüber lassen sich typische Aufgaben anbinden:
- Eingangsrechnungen und Bestellungen auslesen und zur Buchung vorerfassen.
- Stammdaten prüfen und Abweichungen zur Korrektur vorschlagen.
- Aufträge oder Belege aus E-Mails und Dokumenten anlegen – zur Freigabe, nicht final.
- Texte mit Daten aus dem System erzeugen, etwa Positionsbeschreibungen oder Antwortentwürfe.
Risiken, die Sie einplanen sollten
- Datenqualität: KI macht schlechte Stammdaten sichtbar, nicht besser. Ein Datencheck gehört an den Anfang jedes Projekts.
- Berechtigungen: Die KI braucht einen eigenen technischen Benutzer mit minimalen Rechten – kein persönliches Konto mit weitreichendem Zugriff.
- Investitionsschutz: keine Modifikationen am Kernsystem. Die Anbindung läuft über offizielle Schnittstellen, damit Ihr System updatefähig bleibt.
Vorgehen in Schritten
- 1. Use Case abgrenzen: ein Prozess mit klarem Anfang und Ende, etwa Eingangsrechnungen eines Belegtyps.
- 2. Lesend starten: Die KI bekommt zunächst nur Lesezugriff und erzeugt Vorschläge.
- 3. Vorerfassen statt buchen: Ergebnisse landen als Entwurf im System.
- 4. Freigeben und lernen: Ein Mitarbeiter prüft und korrigiert – jede Korrektur zeigt, wo das System noch danebenliegt.
- 5. Schrittweise ausweiten: erst wenn die Qualität stimmt, mehr Belegarten und mehr Automatik.
FAQ
Häufige Fragen
Müssen wir unser ERP oder SAP ersetzen, um KI zu nutzen?
Nein. Die KI wird als eigener Baustein neben dem Bestandssystem betrieben und über Schnittstellen angebunden. Das Kernsystem bleibt unverändert und updatefähig.
Was, wenn unser Altsystem keine Schnittstelle hat?
Dann gibt es meist trotzdem Wege: lesende Datenbank-Anbindung, regelmäßige Exporte oder als letzte Option RPA, das die Oberfläche bedient. RPA ist wartungsanfälliger und eignet sich eher als Übergangslösung.
Schreibt die KI direkt in SAP zurück?
Nur kontrolliert. Bewährt hat sich, dass die KI Belege oder Vorgänge als Entwurf vorerfasst und ein Mensch sie freigibt. Buchungen ohne Freigabe sind erst sinnvoll, wenn die Qualität sich über längere Zeit bewiesen hat.
Wie lange dauert eine solche Integration?
Ein abgegrenzter Use Case – etwa Eingangsrechnungen auslesen und vorerfassen – ist als Festpreis-Pilot ab 39.000 € in 6–8 Wochen produktiv.